Evénementiel : pourquoi miser sur le webinaire et les événements hybrides ?

Dans le contexte actuel de la crise sanitaire, les entreprises qui avaient l’habitude d’organiser des séminaires et des cocktails une ou plusieurs fois par an sont contraintes de trouver des nouvelles solutions. Pour ne pas mettre en stand-by leurs agendas, elles ont la possibilité d’organiser des webinaires, soit des séminaires en ligne. Elles peuvent également mettre en place des événements hybrides, qui comportent plusieurs avantages.

Quelles sont les particularités des webinaires et des événements hybrides ?

Comme son nom l’indique, le webinaire est un séminaire qui a lieu sur Internet. Les conférenciers et les participants se connectent à l’heure annoncé dans les invitations, sur une plateforme sécurisée. L’événement se déroule exclusivement dans le monde virtuel et les organisateurs ont la possibilité de l’enregistrer. Ce qui permettra aux participants de le visionner plus tard ou encore de participer directement en replay.

Les événements hybrides quant à eux se déroulent à la fois en présentiel et en ligne. C’est le modèle de la Cité des Congrès de Nantes, qui s’est spécialisée à la base dans l’organisation d’événements en présentiel. L’immeuble mettait ainsi à disposition des professionnels plusieurs salles de différentes configurations, qui pouvaient accueillir plusieurs types d’événements. Aujourd’hui, l’établissement compte organiser des événements hybrides. Une solution qui permet de réunir un nombre illimité de participants tout en respectant les règles de distanciation.

Les événements hybrides offrent plusieurs avantages

Organiser des événements hybrides comporte des atouts pour les organisateurs comme pour les participants et les conférenciers. Les organisateurs ne sont plus contraints d’annuler leurs événements, ni de mettre en stand-by leurs projets. Ils peuvent poursuivre leurs activités avec une solution mixte, et continuer à augmenter leur chiffre d’affaire malgré le contexte de crise.

Pour les participants, les événements hybrides laissent la possibilité de se rendre sur place ou de visionner l’événement de chez soi, depuis l’écran de son ordinateur. Certains peuvent se connecter depuis leurs tablettes ou même depuis leurs Smartphones. La possibilité de participer au webinaire permet de réduire les déplacements et le temps passé dans les embouteillages. Pour ceux qui viennent d’autres villes ou d’autres pays, les économies sont encore plus conséquentes, car il s’agit de supprimer les frais de transport et d’hébergement. Sans oublier que la mise en place d’un webinaire permet d’attirer des participants qui ne seraient pas venus en présentiel.

Pourquoi faire un webinaire permet de multiplier son audience ?

Un des principaux avantages des événements réside dans le fait de pouvoir accueillir une audience beaucoup plus large que les événements en présentiel uniquement. C’est pareil pour les événements hybrides. Grâce aux nouvelles technologies, le nombre de place n’est plus limité à la capacité de la salle. Les plateformes de gestion des webinaires peuvent comporter un nombre très élevé de places, selon les technologies utilisées.

A cela s’ajoute le fait que les participants étrangers étaient souvent obligés de bloquer 4 jours, dont 2 étaient dédiés à l’événement et 2 au transport. Certaines d’entre eux préféraient ne pas participer pour libérer leurs agendas. Avec les webinaires et les événements hybrides, les organisateurs ont la possibilité de motiver des personnes qui n’envisageaient pas de participer à la base.