La gestion des flux documentaires, un enjeu de taille pour les entreprises d’aujourd’hui

Posté le 07 Déc 2018
Par :
Comment: Off

Une fois encore, les évolutions technologiques entraînent les entreprises à devoir s’y adapter pour rester compétitives. En décidant de dématérialiser la réception des factures qui leur sont adressées, l’État impose de facto à ses fournisseurs de numériser leurs systèmes de gestion documentaire.

 Un choix politique aux répercussions conséquentes

Depuis 2017, les factures adressées à l’État doivent l’être par voie électronique et via le portail en ligne dédié mis en place : Chorus Pro. Cette décision fait suite à des engagements en faveur de la réduction de l’impact environnemental, mais aussi à de simples considérations pratiques et économiques.

En effet, les documents à traiter par l’administration publique voient leur volume augmenter énormément d’année en année, entraînant une charge de travail et des dépenses croissantes pour les traiter. Dans un contexte où la communication multicanale s’impose à tous, faciliter l’uniformisation des supports est également un objectif important.

Pour les grandes sociétés concernées, cela suppose donc de revoir considérablement l’ensemble du processus de gestion documentaire afin d’optimiser la productivité tout en cherchant à réduire leurs propres coûts.

Des changements d’envergure à mettre en œuvre pour les entreprises

La dématérialisation des factures pour l’État n’est finalement qu’un volet partiel des mutations nécessaires pour les entreprises. Limiter les changements à ces éléments reviendrait à rendre complexe et lourde la gestion des flux documentaires en distinguant les procédures pour l’Administration et les clients « ordinaires ». Il s’agit donc d’une opportunité de moderniser intégralement toute la chaîne éditique interne pour plus d’efficacité dans le traitement des documents, quel que soit leur usage.

Pour centraliser et uniformiser les différents process, il est toutefois nécessaire de faire adhérer l’ensemble des acteurs internes de la production de documents. L’organisation ainsi que les outils (matériels et logiciels) doivent donc être repensés et mis à jour pour que l’entreprise soit en mesure de relever les défis imposés par un environnement en pleine mutation.

Plus précisément, la solution de gestion documentaire devra être capable de traiter les documents qui lui sont soumis, indifféremment du type de données ou encore du mode de diffusion. En effet, la centralisation suppose de faire prendre en charge par un système unique aussi bien les factures que les bulletins de paie ou encore les publications internes. De même, la communication multicanale doit toujours être facilitée en bout de chaîne pour simplifier la diffusion auprès des utilisateurs concernés.

 

A propos de l'auteur