La dématérialisation de documents, quèsaco ?

La dématérialisation de document est un procédé qui connait un véritable succès auprès des entreprises de grande taille et des structures plus modestes. Si vous n’êtes pas encore familier avec cette technique, vous trouverez ci-après les réponses à vos questions.

Concrètement, dématérialiser un document, en quoi consiste-t-il ?

Dans la pratique, la dématérialisation de document signifie que ce dernier sera produit directement non plus dans un format physique, mais numérique. Pour sa création, il faut donc un système d’information dédié. À titre d’illustration, pour la création automatique d’une facture au format PDF, il est indispensable de disposer d’un ERP. De même, un logiciel dédié à la gestion des ressources humaines est nécessaire pour établir un bulletin de solde.

En réalité, c’est le processus qui est dématérialisé et non les documents. Du fait de la dématérialisation, il faut procéder à une réorganisation des différentes étapes de traitement de flux de documents. Non seulement il est nécessaire de déterminer les tâches à effectuer, mais aussi ceux qui peuvent intervenir en ce sens et les outils qu’ils devront utiliser.

Pour être plus précis, le fait de dématérialiser un document ne constitue qu’une des nombreuses phases permettant de gérer et de conserver les pièces. Il faut cependant faire attention lorsque vous procédez à une dématérialisation parce que les méthodes pour les factures des clients, les factures du fournisseur et un bulletin de solde ne sont pas les mêmes. Chaque type de document doit correspondre à une mode de gestion spécifique.

Numérisation de documents et dématérialisation : des différences existent entre les deux processus

Le but, lorsqu’une entreprise procède à une dématérialisation, c’est de ne plus recourir à des documents en papier. Cela n’est pas toujours évident parce qu’un bon nombre de clients préfèrent encore recourir aux factures physiques. La souplesse doit donc être de rigueur puisque ce n’est pas toutes les structures qui ont adopté le système numérique.

Par numérisation, il faut comprendre la création d’un fichier numérique à partir d’un document physique. Ce procédé requiert un scanner et le fichier ainsi obtenu, dans certains cas, a la même valeur que le document en papier.

La numérisation et la dématérialisation de documents ne sont pas séparables. Elles sont complémentaires. Pour la mise en place d’une base de dossiers facile à exploiter et à consulter, il faut mettre en parallèle les deux systèmes d’archivage.